E-Rechnung

Die Pflicht zur Annahme von E-Rechnungen betrifft Sie. Es gibt keine Ausnahmen, auch nicht für Kleinunternehmer/innen. Bis Sie selbst E-Rechnungen versenden müssen, haben sie zwar noch Zeit, aber ab 01.01.2025 sind Sie verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können.

Wir nehmen die Einführung der E-Rechnung als Chance zur weiteren Digitalisierung wahr. So kommen wir dem papierlosen Büro ein gutes Stück entgegen. Das Digitale Belegbuchen wird ab 01.01.2025 zum Standard – Nur so können wir die E-Rechnung in Ihrer Buchhaltung verarbeiten. Damit Sie Ihre Pflicht zum E-Rechnungsempfang erfüllen können, benötigen Sie Schnittstellen zwischen dem E-Rechnungs-Empfang und Ihrer Buchhaltung. Gerne beraten wir Sie rund um das Thema. Bitte sprechen Sie uns einfach an.

Natürlich können Sie uns auch telefonsich unter folgender Telefonnumer erreichen: 0211 174 407 55

10 Fakten zur E-Rechnung

1. E-Rechnung wird Pflicht

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das bedeutet: Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format (z.B. XRechnung oder ZUGFeRD) ausgestellt und versendet werden.

2. Was bedeutet das für Unternehmen?

Zeitplan: Bis Ende 2024 müssen die technischen Voraussetzungen für den Empfang von E-Rechnungen geschaffen werden. Ab 2026 müssen Unternehmen auch E-Rechnungen versenden können.
Übergangsfristen: Kleinere Unternehmen (Umsatz bis 800.000 Euro) haben bis Ende 2027 Zeit für die Umstellung.
Formate: E-Rechnungen müssen den Anforderungen der DIN EN 16931 entsprechen. PDF-Rechnungen per E-Mail gelten nicht mehr als E-Rechnung.

3. Reibungslose Umstellung

Analyse: Ermitteln Sie den aktuellen Anteil von Papierrechnungen. Technik: Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungssoftware die neuen Formate unterstützt. Handlungsbedarf: Identifizieren Sie frühzeitig die notwendigen Anpassungen (Software, Portal-Anbindungen). Kommunikation: Informieren Sie Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter über die Umstellung. Archivierung: Richten Sie ein digitales, revisionssicheres Archiv für E-Rechnungen ein. Schulungen: Bieten Sie Schulungen für Ihre Mitarbeiter an.

4. Pflichtangaben:

E-Rechnungen müssen die gleichen Pflichtangaben enthalten wie Papierrechnungen, z.B.:

Name und Anschrift von Rechnungssteller und -empfänger
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Rechnungsdatum, Lieferdatum oder Leistungszeitraum
Menge und Art der gelieferten Waren/Leistungen
Einzelpreis, Rabatte, Zuschläge
Umsatzsteuersatz und -betrag
Gesamtbetrag
Fortlaufende Rechnungsnummer
Leitweg-Identifikationsnummer (bei öffentlichen Auftraggebern)

5. PDF-Rechnung

Eine einfache PDF-Datei gilt nicht als E-Rechnung. Nur PDFs mit eingebetteten strukturierten Daten (z.B. ZUGFeRD) erfüllen die Anforderungen.

6. Standardformate

XRechnung: Für die öffentliche Verwaltung.
ZUGFeRD: Hybrides Format mit maschinenlesbaren und visuell darstellbaren Daten.

7. E-Rechnung erhalten

Richten Sie spezielle E-Mail-Postfächer ein oder nutzen Sie EDI-Systeme bzw. Rechnungsmanagement-Software.

8. E-Rechnung erstellen

Online-Generator: Für Einzelnutzer oder kleine Unternehmen.
Buchhaltungssoftware: Für größere Unternehmen mit integrierten Funktionen. Richten Sie spezielle E-Mail-Postfächer ein oder nutzen Sie EDI-Systeme bzw. Rechnungsmanagement-Software.

9. Vorteile der E-Rechnung

Reduzierung des Verwaltungsaufwands
Kosteneinsparungen
Schnellere Verarbeitung
Verbesserte Genauigkeit
Effiziente Archivierung

10. Archivierung

E-Rechnungen müssen 10 Jahre lang digital und revisionssicher archiviert werden. Ein Dokumentenmanagementsystem (z.B. fileee) kann dabei unterstützen.